Si has llegado a este post buscando un número, te lo damos al principio sin rodeos: un CRM a medida cuesta entre 6.000€ y 30.000€ en la mayoría de proyectos para pymes españolas, con extremos en 5.000€ para prototipos y 80.000€+ para plataformas enterprise. Pero ese rango no significa nada sin contexto. En las próximas 2.000 palabras te explicamos qué incluye cada fase, en qué se gasta el dinero, cuándo merece la pena pagar por un CRM a medida frente a un Salesforce o HubSpot, y cómo evitar los errores caros que cometen 8 de cada 10 empresas en su primer proyecto.
Tabla rápida: rangos de precio de un CRM a medida en 2026
Antes de entrar al detalle, esto es lo que pagas por cada tipo de proyecto en España en 2026, según datos reales de los CRMs que hemos desarrollado en los últimos 24 meses y el mercado de proveedores comparables:
| Fase del proyecto | Rango de precio | Tiempo de desarrollo | Equipo recomendado |
|---|---|---|---|
| MVP (prototipo funcional) | 5.000€ – 9.000€ | 6-10 semanas | 5-15 personas |
| CRM básico | 8.000€ – 15.000€ | 10-14 semanas | 10-30 personas |
| CRM completo | 15.000€ – 30.000€ | 4-6 meses | 20-80 personas |
| Plataforma enterprise | 30.000€ – 80.000€+ | 6-12 meses | 50+ personas |
A esto hay que añadir el coste de mantenimiento mensual, que va desde 350€/mes para un MVP hasta 3.000€+ /mes para plataformas grandes.
En qué se gasta el dinero en un proyecto de CRM a medida
Una de las preguntas que más nos hacen es “¿por qué cuesta tanto desarrollar un CRM si Salesforce ya existe?”. La respuesta es que no estás pagando por escribir código — estás pagando por reflejar tu negocio en software. Estas son las grandes partidas de coste:
1. Auditoría y mapeo de procesos (10-15% del proyecto)
Antes del primer prototipo, dedicamos 1-2 semanas a entender cómo funciona tu negocio. Acompañamos a comerciales en su día a día, mapeamos el pipeline real (que casi nunca coincide con el teórico), identificamos qué información se pierde entre sistemas y dónde están los cuellos de botella reales. Si tu proveedor se salta esta fase, el CRM se construirá sobre supuestos equivocados y tendrás que rehacer partes a las pocas semanas.
2. Diseño UX/UI (15-20% del proyecto)
Wireframes, diseño visual de alta fidelidad, prototipo navegable. Validación con usuarios reales antes de pasar a desarrollo. Un CRM mal diseñado es un CRM no usado: la inversión más rentable de todo el proyecto suele ser dedicar tiempo de diseño suficiente para que las pantallas sean rápidas y los flujos cortos.
3. Desarrollo del núcleo (40-50% del proyecto)
Backend, frontend, base de datos, autenticación, panel de administración, módulos núcleo (contactos, oportunidades, pipeline, dashboard). Aquí se va la mayor parte del presupuesto y aquí se diferencia un proveedor serio de uno improvisado. Tecnologías sólidas (Laravel, Node.js, React, Vue), arquitectura modular, tests automatizados.
4. Integraciones (15-25% del proyecto)
Conexión con ERP, telefonía, email marketing, facturación electrónica, pasarelas de pago, WhatsApp Business o lo que tu negocio requiera. Las integraciones son la partida con mayor varianza: una integración estándar via API de un servicio bien documentado puede costar 1.500€, mientras que conectar con un ERP legacy sin API moderna puede irse a 8.000€ solo en esa pieza.
5. Migración de datos (5-10% del proyecto)
Si vienes de Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Zoho u hojas de cálculo, migrar la base de datos no es solo copiar y pegar. Hay que limpiar duplicados, validar formatos, mapear estados y respetar la lógica histórica. Una mala migración mata la adopción interna.
6. Formación y soporte inicial (3-5% del proyecto)
Manual de usuario, vídeos de formación grabados y sesiones presenciales (o por videollamada) con tu equipo. Las primeras 4-6 semanas posteriores al go-live son críticas para la adopción.
CRM a medida vs Salesforce / HubSpot — la matemática real
Esta es la comparación que más sentido tiene hacer antes de invertir. Cojamos un caso típico: una empresa con 30 comerciales que necesita un CRM con pipeline, integraciones con ERP, telefonía y email marketing.
Coste anual con Salesforce Sales Cloud Enterprise: – Licencias: 30 usuarios × 150€/mes = 54.000€/año – Implementación inicial (consultoría externa): 12.000€ – 25.000€ – Mantenimiento de personalizaciones: 6.000€/año – Total año 1: 72.000€ – 85.000€ – Total año 2 y siguientes: 60.000€/año
Coste anual con HubSpot Sales Hub Enterprise: – Licencias: 30 usuarios × 120€/mes = 43.200€/año – Implementación inicial: 8.000€ – 18.000€ – Total año 1: 51.200€ – 61.200€ – Total año 2 y siguientes: 43.200€/año
Coste con CRM a medida (proyecto completo): – Desarrollo inicial: 20.000€ – 30.000€ – Mantenimiento mensual: 800€/mes × 12 = 9.600€/año – Total año 1: 29.600€ – 39.600€ – Total año 2 y siguientes: 9.600€/año
La inversión inicial del CRM a medida se amortiza en el año 1 frente a Salesforce. Frente a HubSpot, en el año 2 ya estás ahorrando 33.600€ anuales y a partir del año 3 ese ahorro paga otro proyecto cada 12 meses.
Cuándo el CRM a medida no es la respuesta correcta: si tu equipo comercial es de 5-10 personas, tu proceso es estándar y necesitas arrancar en 4 semanas, un HubSpot Starter o un Pipedrive te van a salir mucho más rentables. Es importante hacer la matemática antes, no después.
Las 5 fases de un proyecto de CRM a medida (y qué pagas en cada una)
Hablemos del proceso real, sprint a sprint, con costes aproximados para un proyecto medio de 20.000€ – 25.000€:
Fase 1 — Descubrimiento (semanas 1-2)
Coste asociado: 2.000€ – 3.500€ Sesiones con comerciales, líder de equipo, dirección y administración. Entregable: documento de procesos validado con la empresa, mapa de integraciones necesarias y propuesta de arquitectura.
Fase 2 — Diseño UX/UI (semanas 3-5)
Coste asociado: 3.500€ – 5.000€ Wireframes de pantallas clave, diseño visual, prototipo navegable. Pruebas con usuarios reales antes de programar nada.
Fase 3 — Desarrollo iterativo (semanas 6-18)
Coste asociado: 9.000€ – 12.000€ Sprints de 2 semanas con demo en directo al final de cada uno. Módulos se entregan funcionales y se van integrando en el CRM completo. A partir de la semana 10-12, el equipo cliente ya puede usar partes en pre-producción.
Fase 4 — Integraciones y migración (semanas 14-20, en paralelo)
Coste asociado: 3.500€ – 5.500€ Conexiones con ERP, telefonía, email marketing, etc. Migración de datos desde sistema actual.
Fase 5 — Lanzamiento, formación y estabilización (semanas 20-24)
Coste asociado: 1.000€ – 2.000€ Go-live, formación al equipo, monitorización intensiva las primeras 2-4 semanas, ajustes finales.
Errores caros que cometen 8 de cada 10 empresas con su primer CRM a medida
Después de docenas de proyectos, estos son los errores que más dinero queman:
1. Empezar a desarrollar sin auditoría de procesos. Si el equipo de desarrollo no entiende cómo vendéis, construirá el CRM equivocado. Y rehacer cuesta entre 3 y 5 veces más que hacerlo bien la primera vez.
2. Querer “todo desde el día 1”. El CRM no se entrega con todas las funcionalidades el día del go-live. Se construye en módulos, se prueba, se ajusta y se amplía. Querer abrir con 40 funcionalidades en producción duplica plazos y triplica riesgos.
3. No involucrar a los comerciales hasta el final. Si el equipo que va a usar el CRM lo ve por primera vez el día del lanzamiento, no lo va a usar. Incluye al menos 2-3 comerciales en sprints, demos y pruebas desde la semana 4.
4. Pasar por alto el plan de migración de datos. Hemos visto proyectos que se han retrasado 2 meses por descubrir tarde que los datos del CRM antiguo estaban tan sucios que migrarlos era el doble de trabajo que el CRM en sí.
5. Olvidar el mantenimiento mensual. Un CRM no se entrega y se olvida. Bugs aparecen, integraciones se rompen cuando los servicios externos actualizan sus APIs, surgen nuevas necesidades. Sin un plan de mantenimiento, el CRM degrada en 6-12 meses.
6. Aceptar precios cerrados sin alcance cerrado. Un proveedor que cierra precio sin haber definido alcance está mintiendo o asumiendo riesgo. Ambas opciones terminan mal. Insiste en alcance documentado antes del presupuesto cerrado.
Cómo elegir proveedor para tu CRM a medida
Tres preguntas que filtran rápido a un proveedor serio de uno improvisado:
¿Trabajáis en sprints con demos en directo? Si responden “te lo entregamos en X meses” sin demos intermedias, no aceptes. Es 2026: el desarrollo agile con visibilidad continua es estándar.
¿El código fuente y la infraestructura son míos desde el primer día? Cualquier respuesta que no sea un “sí” rotundo es lock-in disfrazado.
¿Puedo hablar con 2-3 clientes que tengan un CRM similar al que voy a desarrollar? Si dudan o solo te enseñan testimonios escritos, mala señal.
Conclusión — cuánto deberías presupuestar para tu CRM a medida
Si te llevas un solo número de este post, que sea este: para una pyme española con 15-50 personas en el equipo comercial, presupuesta entre 20.000€ y 30.000€ para un CRM a medida completo, más 700-1.200€/mes de mantenimiento. Con ese rango, en 12-18 meses habrás amortizado la inversión frente al coste de Salesforce o HubSpot para el mismo número de usuarios, y tendrás una herramienta diseñada alrededor de tu negocio en lugar de al revés.
Si el rango se queda corto, lo más probable es que estés mirando un proyecto demasiado ambicioso para empezar — divídelo en fases. Si se queda largo, comprueba dos veces qué cubre el presupuesto: muchas veces el aparente “ahorro” no incluye integraciones, migración o mantenimiento.
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