Un CRM se conecta con otros programas de cuatro formas: por API, cuando pide un dato en el momento en que lo necesita; por webhooks, cuando el otro programa le avisa de que ha pasado algo; por ETL, cuando se mueven muchos datos de golpe cada cierto tiempo; y con conectores como Zapier o Make, para flujos sencillos. Cuál usar depende de tres cosas: si necesitas el dato al momento, cuántos datos se mueven y qué pasa si algo falla.
Un CRM que no habla con la web, la tienda, la centralita o la facturación obliga a copiar datos a mano. Y en cuanto se copian a mano, aparecen duplicados, fichas a medias y comerciales que llaman a un cliente sin saber que ayer se quejó. Las integraciones son lo que evita eso.
Las cuatro formas de conectar un CRM
API: el CRM pregunta
Una API es una puerta que un programa deja abierta para que otros le pidan datos o le manden órdenes. Tu CRM puede preguntar a tu programa de facturación qué facturas tiene pendientes un cliente y verlo en su ficha, al momento.
Sirve cuando necesitas el dato actualizado justo cuando lo miras. Su límite: si el otro programa está caído, el CRM no puede preguntarle.
Webhooks: el otro programa avisa
Un webhook es un aviso automático. En vez de que el CRM pregunte cada cinco minutos si hay algo nuevo, el otro programa le avisa en cuanto pasa: ha entrado un pedido, ha sonado una llamada, alguien ha rellenado un formulario.
Sirve para reaccionar al momento. Su límite: si el aviso llega cuando tu CRM no puede recibirlo y el emisor no lo reintenta, se pierde. Por eso hay que prever qué pasa en ese caso.
ETL: se mueven datos en bloque
ETL son las siglas en inglés de extraer, transformar y cargar. Es un proceso programado que saca datos de un sistema, los limpia y los mete en otro, por ejemplo cada noche.
Sirve cuando hay muchos datos, cuando hay que limpiarlos por el camino o cuando el otro programa no tiene API moderna. Su límite: los datos llegan con retraso, no al instante.
Conectores: Zapier, Make y similares
Son herramientas que unen programas conocidos sin programar. Valen para flujos sencillos o para probar una idea antes de hacerla bien. Zapier, por ejemplo, cobra por tareas: su plan gratuito incluye 100 al mes y los de pago suben según el uso.
Su límite: con mucho volumen el coste crece, y cuando algo falla cuesta saber qué ha pasado. Para datos críticos, como cobros o stock, no los recomendamos como solución definitiva.
Cuál usar en cada caso
| Lo que necesitas | Forma recomendada |
|---|---|
| Ver en la ficha del cliente sus facturas al momento | API |
| Crear la ficha cuando alguien compra o rellena un formulario | Webhook |
| Registrar cada llamada en la ficha del cliente | Webhook, y API para consultar el detalle |
| Pasar cada noche el catálogo o el histórico de pedidos | ETL |
| Avisar en un canal del equipo cuando entra un contacto | Conector |
| Sincronizar stock entre la tienda y el almacén | API y webhooks, nunca un conector suelto |
Un ejemplo: tienda en PrestaShop y centralita Aircall
Lo vemos con un caso concreto. Las dos herramientas tienen por dónde conectarse: PrestaShop tiene su API de servicios web (webservice) y Aircall tiene una API pública con webhooks que avisan de los eventos de cada llamada, como cuando empieza o cuando se contesta.
Con eso, el flujo quedaría así:
- Un cliente compra en la tienda. El CRM recibe el pedido y crea o actualiza su ficha.
- Días después, el cliente llama. Aircall avisa al CRM y el comercial ve en pantalla quién llama y qué compró.
- Al colgar, la llamada queda registrada en la ficha del cliente, con su resultado.
Nadie copia nada, y quien atiende sabe con quién habla antes de descolgar. El mismo esquema sirve con otras tiendas y otras centralitas, siempre que tengan API o webhooks.
Conectar la web y WhatsApp
Si tus clientes llegan por la web o por WhatsApp, son las dos primeras conexiones que conviene hacer.
Con la web, lo habitual es que cada formulario envíe sus datos al CRM en cuanto alguien lo rellena, con el origen del contacto: qué página, qué campaña o qué servicio le interesaba. Si además tienes reservas o citas, la cita aparece en la ficha del cliente.
Con WhatsApp, lo correcto es usar la API oficial de WhatsApp para empresas. Con ella, los mensajes de cada cliente pueden quedar asociados a su ficha, y el CRM puede enviar avisos como un recordatorio de cita o el estado de un pedido.
En los dos casos, define antes qué pasa con un contacto que ya existe: si se actualiza su ficha o se crea una nueva. Es un origen habitual de duplicados.
Lo que hace que una integración falle
Las integraciones suelen fallar por alguna de estas razones:
- Se dejó en un conector "de momento" y se quedó años. Con más volumen, empieza a fallar sin que nadie lo vea.
- Nadie la vigila. Una integración rota es invisible hasta que un cliente se queja. Cada una necesita un registro de lo que pasa y un aviso si algo falla.
- No se pensó en los errores. Qué pasa si el otro programa no responde, si el aviso llega dos veces o si llega con datos incompletos.
- Todo se sincroniza en las dos direcciones. Si dos programas pueden cambiar el mismo dato, tarde o temprano se contradicen. Lo normal es que uno mande y el otro lea.
- No está documentada. Cuando se va quien la hizo, nadie sabe qué mueve ni cuándo.
- Se conectó antes de tener claro el CRM. Si luego cambia cómo se guardan los datos, hay que rehacer la conexión.
Antes de pedir presupuesto
Con esta lista, cualquier proveedor te dará un precio más ajustado:
- Los programas que tiene que conocer el CRM: web, tienda, centralita, correo, facturación, ERP.
- Para cada uno, qué datos se mueven y en qué dirección.
- Con qué frecuencia: al momento, cada hora o cada noche.
- Quién manda si dos programas dicen cosas distintas.
- Qué tiene que pasar si la conexión falla.
Las conexiones pesan en el precio de un CRM tanto como las pantallas. Si estás comparando opciones, te ayudará CRM a medida frente a Salesforce y HubSpot. Si lo que quieres conectar es una tienda, lee también tienda online a medida o con plantilla.
En nuestros CRM a medida, las conexiones con tu web, formularios, reservas, WhatsApp, correo y facturación se plantean desde el primer paso. Lo que incluye lo tienes en la página de CRM a medida.
Los contactos llegan por la web, las visitas técnicas se apuntan en un calendario aparte y las facturas en otro programa.
El formulario de la web crea la ficha en el CRM con la dirección y el consumo que indica el cliente. Al fijar la visita técnica, la cita aparece en el calendario del técnico y en la ficha. Cuando el cliente acepta el presupuesto, la factura de la señal sale en el programa de facturación sin copiar nada.
desde9.000 €
Fuentes
- API oficial de WhatsApp para empresas
- Zapier cobra por tareas; plan gratuito con 100 al mes (consultado el 19-oct-2026)
- PrestaShop tiene API de servicios web (webservice) (19-oct-2026)
- Aircall tiene API con webhooks de los eventos de cada llamada (19-oct-2026)
- Aircall gestiona webhooks desde su API (19-oct-2026)
