Si tu empresa compra, vende y factura como la mayoría, un ERP de suscripción (SaaS) como Holded, Odoo o Sage te sale más barato al principio y lo tienes antes. Un ERP a medida compensa cuando tu forma de trabajar no cabe en ellos, cuando pagas muchos usuarios o cuando el stock, la tienda y las facturas viven en sitios que no se hablan. Con nosotros empieza en 20.000 € + IVA, sin cuota por usuario.
Cambiar de ERP es de las decisiones que más se notan en el día a día de una empresa, para bien o para mal. Antes de mirar marcas, conviene saber qué tiene que hacer el tuyo. Este artículo te ayuda a ordenar esa decisión.
Antes de elegir, apunta tus procesos
La mayoría de empresas empiezan preguntando qué ERP comprar. La pregunta útil va antes: qué procesos tiene que llevar el ERP y cuáles no se pueden tocar.
Haz este ejercicio en una hoja:
- Escribe los cinco a ocho procesos que, si fallan, paran la facturación. Por ejemplo, recibir un pedido, preparar un envío o cobrar una factura.
- Para cada uno, anota qué información entra, quién la toca y qué tiene que salir al final.
- Marca las reglas que son solo vuestras: precios por cliente, lotes, fechas de caducidad, comisiones o turnos.
Con la hoja delante, prueba un ERP de serie. Si tus procesos caben sin deformarse, ese ERP es tu respuesta. Si para que encajen hay que inventar campos, hacer pasos a mano o pagar módulos extra, ya tienes una señal.
Cuándo te conviene un ERP de suscripción
Los ERP de suscripción cobran cada mes, casi siempre por usuario o por plan. Odoo, por ejemplo, publica sus planes con precio por usuario al mes. A cambio, no pagas desarrollo y empiezas en poco tiempo.
Te encajan si se dan casi todas estas condiciones:
- Sois pocas personas usándolo.
- Vendes servicios, o productos con un stock sencillo.
- La contabilidad y la facturación son las de cualquier empresa.
- Tu asesoría ya trabaja con ese programa.
- No tienes reglas propias que el programa tenga que entender.
- Necesitas empezar ya.
En ese caso, quédate con el de serie. Si solo necesitas facturar, un programa de facturación de suscripción te sobra.
Cuándo compensa un ERP a medida
Tiene sentido cuando se dan dos o más de estas:
- Tu forma de trabajar no cabe en Holded, Odoo o Sage sin dar rodeos.
- Pagas un ERP por usuario y solo usáis una parte.
- Llevas el stock, las ventas y las facturas en sitios distintos y nada cuadra.
- Tu tienda online y el almacén tienen que decir lo mismo en todo momento.
- Trabajas con lotes, caducidades, escandallos o tarifas por cliente que el de serie resuelve a medias.
- Ya probaste un ERP de serie y seguís con Excel al lado para lo que no hace.
El último punto es el más claro. Si después de implantar uno de serie seguís con hojas de cálculo en paralelo, cambiar a otro de serie suele repetir el problema.
Un ERP a medida se hace con los módulos que usas y ninguno que sobre: stock y almacén, compras, ventas, facturas, el equipo y un panel con tus números. En la página de ERP a medida tienes qué incluye y cómo trabajamos.
Qué módulos lleva un ERP
Un ERP se compone de módulos, y casi ninguna empresa necesita todos. Los habituales:
- Stock y almacén: qué tienes, dónde está y qué falta.
- Compras: pedidos a proveedores y recepción de mercancía.
- Ventas: pedidos de clientes, albaranes y devoluciones.
- Facturación: facturas que salen del pedido o del albarán.
- Equipo: tareas, turnos o partes de trabajo.
- Panel: ventas, márgenes y stock de un vistazo.
En un ERP de suscripción, cada módulo extra suele subir la cuota. En uno a medida, cada módulo sube el desarrollo, pero solo pagas los que usas. Por eso conviene empezar por los dos o tres que más pesan y añadir el resto cuando estén funcionando.
Pregunta también cómo le llegan los datos a tu asesoría. Con un ERP de serie, puede que ya trabaje con él. Con uno a medida, hay que acordar desde el principio qué exporta y en qué formato, para que tu gestoría no tenga que copiar nada.
Cómo comparar el coste
En un ERP de suscripción, suma lo que pagas cada año en licencias, módulos extra, la puesta en marcha y las adaptaciones que necesite. Multiplica por tres años y piensa qué pasa si el equipo crece.
En uno a medida, suma el desarrollo, desde 20.000 € + IVA con nosotros, y el mantenimiento, que va aparte. No hay cuota por usuario: si entran diez personas más, el precio no cambia por eso.
Con pocos usuarios y procesos normales, el de suscripción gana casi siempre. A medida que crece el equipo o se complica el negocio, la balanza se mueve. Para ver qué hace subir un desarrollo propio, lee cuánto cuesta un software a medida.
CRM o ERP: en qué se diferencian
Se confunden a menudo porque los dos guardan clientes. La diferencia está en para qué los guardan.
| CRM | ERP | |
|---|---|---|
| Para qué sirve | Vender: contactos, oportunidades y presupuestos | Operar: stock, compras, ventas, facturas |
| Quién lo usa | Comerciales y atención al cliente | Administración, almacén, compras y dirección |
| Qué responde | A quién hay que llamar hoy | Qué tengo, qué debo y qué me deben |
Muchas empresas necesitan los dos, y la duda es si separados o juntos. Si el equipo comercial es grande y vende de forma propia, suele funcionar mejor un CRM independiente conectado al ERP. Si sois pocos y lo comercial es sencillo, un ERP con un módulo de clientes basta. Cómo se conectan dos programas lo explicamos en integraciones de CRM.
Cómo cambiar de ERP sin parar la empresa
El mayor riesgo de un ERP nuevo es el día que se enciende. Para que no se note:
- Por partes. Primero lo que más pesa, como la facturación o el stock, y después lo demás. Empiezas a usar cada módulo cuando está listo.
- Con los datos limpios. Clientes, proveedores, productos y saldos tienen que entrar bien desde el primer día. Con nosotros, la migración va incluida.
- Con el equipo dentro. La persona de almacén y la de administración tienen que probarlo antes de que sustituya a lo anterior.
- Con formación. Enseñar a usarlo también va incluido.
- Con el precio cerrado. Sabes lo que vas a pagar antes de que se escriba la primera línea.
Errores que salen caros
- Elegir marca antes de apuntar los procesos.
- Encender todo el mismo día.
- Pasar los datos sin limpiarlos.
- Dejar fuera del diseño a quien lo va a usar cada día.
- Aceptar un precio cerrado sin un alcance cerrado: sin saber qué entra, el precio no significa nada.
Los pedidos llegan por teléfono y por la web, el almacén trabaja con lotes y caducidades, y la facturación va un día por detrás.
Cada entrada de mercancía queda registrada con su lote y su fecha de caducidad. Al preparar un pedido, el ERP propone el lote que caduca antes. La factura sale del albarán, sin copiar nada.
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