Qué es n8n y para qué lo usa una pyme

n8n es un programa que conecta tus otros programas entre sí y hace solo las tareas que hoy repites a mano, siguiendo unos pasos que se dibujan en pantalla. No es una inteligencia artificial, aunque puede usar una en alguno de esos pasos. Se puede instalar gratis en un servidor propio o usar en la nube de n8n, desde 20 € al mes con pago anual.

Su nombre suena raro, y casi todo lo que se escribe de n8n está pensado para programadores. Aquí va explicado para el dueño de una empresa, con ejemplos de oficina, lo que dice su licencia y cuándo te conviene.

Qué hace n8n, con un ejemplo

Imagina que cada vez que entra un pedido en tu tienda online alguien lo copia en una hoja de cálculo, manda un correo al almacén y avisa por WhatsApp al cliente. Son tres programas y cinco minutos por pedido. n8n hace esos pasos solo, en el orden que le digas, cada vez que entra un pedido.

A esa cadena de pasos n8n la llama flujo, o workflow. Cada paso es un nodo, una cajita en la pantalla que hace una sola cosa, como leer un pedido, escribir una fila o mandar un correo. Los nodos se unen con flechas y el resultado se parece a un diagrama de los que se dibujan en una pizarra.

Todo flujo empieza con un disparador, el nodo que decide cuándo se pone en marcha. Puede ser un pedido nuevo, un correo que llega, un formulario de la web o una hora fija, como todos los lunes a las 8. Después vienen los pasos, y pueden tener caminos distintos según lo que pase. Si el pedido es de más de 200 €, por ejemplo, avisa también al dueño.

Para entrar en tus programas, n8n guarda las claves de acceso de cada uno, las que te da Gmail o tu tienda online. Así puede leer y escribir en ellos sin que nadie tenga que abrirlos.

No es una IA, pero puede usar una

Es fácil confundirlo, porque la propia n8n se presenta en su web como una plataforma para agentes de IA. Lo que hace n8n por sí mismo es mover datos de un programa a otro siguiendo reglas. Eso no necesita inteligencia artificial, y la mayoría de las tareas de oficina se resuelven así.

La IA entra cuando un paso necesita entender algo que no tiene un formato fijo. Leer una factura en PDF y sacar el importe y el proveedor, clasificar un correo según si es una queja o una consulta, o resumir un mensaje largo. En ese caso, uno de los nodos le pasa el texto a un modelo de IA, recoge la respuesta y el flujo sigue.

La diferencia importa por el coste y por los errores. Un paso con reglas hace siempre lo mismo. Un paso con IA puede equivocarse, así que lo sensato es que lo que necesita tu criterio te llegue para que lo revises tú.

Ejemplos de tareas de oficina que se automatizan

n8n dice que tiene más de 500 integraciones propias y que se conecta a cualquier otro programa que tenga una API, la puerta que usan los programas para hablar entre ellos. Entre las propias están Gmail, Google Sheets, WooCommerce y WhatsApp Business. Su biblioteca pública tiene 13.820 plantillas de flujos para copiar y adaptar.

Estos ejemplos encajan en casi cualquier pyme.

Tarea	Qué la pone en marcha	Qué hace el flujo
Pasar pedidos a una hoja	Un pedido nuevo en la tienda	Escribe la fila y avisa al almacén
Facturas que llegan por correo	Un correo con un PDF adjunto	Saca los datos y los pasa a contabilidad
Contactos de la web	Alguien rellena el formulario	Crea la ficha en el CRM y avisa a ventas
Recordar citas	Cada mañana a las 9	Manda un mensaje a las citas del día siguiente
Informe semanal	Los lunes a las 8	Junta las ventas y te manda un resumen

Fíjate en que ninguna de estas tareas es difícil. Se automatizan porque se repiten, y cada vez que alguien las hace a mano puede equivocarse o se le puede olvidar.

Una gestoría que recibe cien facturas al mes por correo, una tienda con veinte pedidos al día o una clínica que confirma citas por teléfono tienen el mismo problema con distinta cara. En los tres casos, la tarea ocupa horas de alguien y no necesita su criterio.

Gratis o de pago, y lo que dice su licencia

n8n se puede usar de dos formas. La edición Community se instala en un servidor tuyo y es gratis, con casi todas las funciones. La otra es la nube de n8n, donde ellos se encargan del servidor y del mantenimiento, y se paga cada mes según cuántas veces se ejecutan los flujos.

En la nube, el plan más barato cuesta 20 € al mes con pago anual e incluye 2.500 ejecuciones. Cada ejecución es una vez que un flujo se pone en marcha y llega al final, tenga los pasos que tenga. Hay prueba gratis de 14 días, y n8n no dice en su página si el precio lleva IVA. Los datos de la nube se guardan en servidores de Frankfurt, en la Unión Europea.

Lo de gratis tiene un matiz, y es que n8n no es software libre en el sentido habitual. Usa una licencia propia, la Sustainable Use License, que la empresa llama fair-code, y no se presenta como código abierto. Te deja usarlo y modificarlo gratis para los procesos internos de tu empresa, pero no para ofrecérselo a tus clientes como si fuera un servicio tuyo.

Para una pyme que automatiza sus propias tareas, eso no cambia nada. La licencia también permite que alguien de fuera te monte los flujos y te cobre por ello. Si lo que quieres es meter n8n dentro de un producto que vendes, ahí sí necesitas un acuerdo comercial con ellos.

Cuándo te conviene y cuándo no

n8n te encaja si tienes tareas que se repiten cada día o cada semana y que pasan por dos o más programas. También si quieres que los datos se queden en un servidor tuyo, porque puedes instalarlo donde quieras.

Tiene sus pegas. La versión gratis hay que instalarla, mantenerla al día y vigilar que no se caiga, y la propia documentación de n8n dice que para eso hacen falta conocimientos técnicos. Si nadie en tu empresa sabe qué es un servidor, o te vas a la nube de pago o te lo monta alguien.

Y no todo merece un flujo. Si una tarea pasa una vez al mes y te lleva diez minutos, automatizarla cuesta más de lo que ahorra. Empieza por la que más horas le quita a alguien de tu equipo cada semana.

Antes de decidir, apunta tres datos de esa tarea. Cuántas veces pasa al mes, cuánto tiempo lleva cada vez y por qué programas pasa. Con eso cualquiera te puede decir si compensa y cuánto costaría.

Con nosotros, una automatización empieza en 2.500 € + IVA, con el precio cerrado antes de empezar y avisos por si algo falla. En automatización con IA tienes cómo trabajamos y qué tareas solemos quitar primero, y en precios, todo lo demás. Respondemos de lunes a viernes, de 9 a 19 h, en menos de 2 horas.

Así lo haríamosSin IVA

Cada pedido se copia a mano en una hoja y el almacén se entera tarde de lo que tiene que preparar.

Cuando entra un pedido, el flujo lo apunta en la hoja del almacén. Avisa al cliente de que su pedido está en preparación. Si un producto baja del mínimo de stock, manda un aviso a compras.

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